Départ d’un·e collaborateurice: les informations à transmettre
La fin des rapports de travail constitue une étape importante, tant pour l’employeur que pour le ou la collaborateur·rice concerné·e. À ce moment clé, l’employeur a l’obligation de transmettre un certain nombre d’informations essentielles. Mais lesquelles sont véritablement indispensables? Cet article, rédigé par notre partenaire CJE, Avocats, Conseillers d’entreprises, passe en revue les principaux éléments à communiquer afin d’assurer un départ clair, serein et conforme aux obligations légales.
Derrière cette étape se cache un ensemble particulièrement dense d’obligations d’information à la charge de l’employeur. Une partie de ces obligations procède directement du Code des obligations (CO). Une autre découle du droit des assurances sociales (LACI, LAA, LPP) ou des engagements contractuels conclus pour le compte du collaborateur·rice (IJM perte de gain). Le contentieux montre qu’un manquement à ces obligations expose l’employeur à un dommage réparable au sens de l’art. 97 CO, notamment lorsqu’il prive le ou la collaborateur·rice d’une prestation à laquelle il ou elle aurait pu prétendre.
Le pivot légal: l’art. 331 al. 4 CO
L’employeur est tenu de fournir à ses collaborateurs·rices les renseignements nécessaires sur ses droits envers une institution de prévoyance professionnelle ou envers un assureur (art. 331 al. 4 CO). Cette disposition est relativement impérative : on ne peut y déroger au détriment des collaborateurs·rices. Elle couvre toutes les assurances conclues par l’employeur en faveur de son personnel: prévoyance, perte de gain maladie, accidents.
Deux conséquences pratiques. Premièrement, l’omission d’informer engage la responsabilité contractuelle de l’employeur. Deuxièmement, c’est à l’employeur de prouver qu’il a informé. D’où la recommandation centrale de cet article: informer par écrit et faire signer une copie.
Prévoyance professionnelle: le libre passage
À la sortie, l’employeur doit annoncer immédiatement le départ à son institution de prévoyance. Il ou elle doit ensuite informer le ou la collaborateur·rice qu’il lui appartient d’indiquer où transférer sa prestation de sortie: caisse de pension du nouvel employeur ou, à défaut d’un nouvel emploi, compte ou police de libre passage (art. 4 LFLP). Sans indication du ou de la collaborateur·rice, l’avoir est transféré à l’institution supplétive.
Collaborateurs·rices de 58 ans et plus: le maintien selon la LPP
Depuis le 1er janvier 2021, l’assuré·e licencié·e par son employeur après 58 ans révolus peut exiger le maintien de son assurance auprès de la même institution de prévoyance. Il ou elle conserve sa couverture risques, peut poursuivre sa prévoyance vieillesse et garde la perspective d’une rente. Il ou elle assume en contrepartie l’intégralité des cotisations, parts employeur et employé·e.
- le droit ne naît que si la résiliation émane de l’employeur; une démission ne suffit pas;
- la loi ne fixe pas de délai pour la demande; les règlements des institutions en prévoient un, généralement entre 30 et 90 jours dès la fin des rapports de travail;
- certains règlements abaissent l’âge à 55 ans;
- vu l’art. 331 al. 4 CO, l’employeur qui licencie un·e collaborateur·rice de 58 ans ou plus a tout intérêt à signaler expressément cette possibilité dans la lettre de sortie, avec renvoi au règlement de l’institution.
Perte de gain maladie: le droit de passage dans l’assurance individuelle
Lorsque l’employeur a conclu une assurance collective d’indemnités journalières, le ou la collaborateur·rice sortant dispose en règle générale d’un droit de passage dans l’assurance individuelle. Le régime varie:
- assurance selon la LAMal: droit légal au libre passage, à exercer dans les trois mois;
- assurance selon la LCA, de loin la plus fréquente: le droit de passage découle des conditions générales, avec un délai souvent limité à 30 jours; les personnes au chômage bénéficient d’un droit spécifique.
L’employeur doit renseigner le ou la collaborateur·rice sur ce droit et sur le délai pour l’exercer. Le Tribunal fédéral a retenu la responsabilité de l’employeur qui avait omis cette information. Le risque est lourd: un·e collaborateur·rice qui tombe malade après la fin du contrat, sans couverture, peut réclamer à l’employeur les indemnités perdues.
Assurance-accidents: la fin de la couverture et l’assurance par convention
La couverture des accidents non professionnels cesse au 31e jour suivant celui où prend fin le droit à au moins un demi-salaire. Le ou la collaborateur·rice peut prolonger cette couverture par une assurance par convention, de six mois au plus. L’OLAA impose expressément aux assureurs et à l’employeur d’informer le·la travailleur·se de cette possibilité avant la fin de la couverture. Concrètement: le ou la collaborateur·rice qui ne reprend pas immédiatement un emploi doit soit conclure l’assurance par convention, soit réactiver la couverture accidents de son assurance-maladie.
Assurance-chômage: l’attestation de l’employeur
Le ou la collaborateur·rice qui s’inscrit au chômage doit présenter une attestation de travail de son dernier employeur. L’employeur la remet à la fin des rapports de travail ou, si le chômage ne survient qu’ultérieurement, dans le délai d’une semaine dès la demande. Il s’agit d’une obligation de droit public, dont la violation peut être pénalement sanctionnée. Le formulaire officiel « Attestation de l’employeur » doit être rempli de manière exacte et complète.
Les classiques: certificat, décompte, motivation du congé
- Certificat de travail (art. 330a CO): à remettre en tout temps sur demande; à la fin des rapports, sa remise spontanée est la règle de bonne pratique.
- Décompte final (art. 323b al. 1 CO): un décompte écrit accompagne le versement du dernier salaire, y compris soldes de vacances et d’heures.
- Motivation du congé (art. 335 al. 2 CO): sur demande du ou de la collaborateur·rice, la résiliation doit être motivée par écrit.
Cas particulier: le ou la collaborateur·rice frontalier·ère
Le ou la collaborateur·rice frontalier·ère franco-suisse a, à la fin des rapports, des obligations supplémentaires liées à la coordination des régimes.
Le ou la frontalier·ère au sens du règlement (CE) n° 883/2004 qui n’a plus d’emploi en Suisse et qui réside en France s’inscrit au chômage en France, auprès de France Travail. La continuité des droits suppose la délivrance du formulaire PD U1, qui atteste des périodes d’emploi et de cotisations en Suisse.
Le PD U1 est obtenu auprès de la caisse cantonale de chômage suisse compétente, sur présentation de l’attestation de l’employeur international (à demander à l’employeur) et des justificatifs de salaire.
Le permis G de travailleur frontalier est attaché à un emploi en Suisse. Il s’éteint à la fin de l’activité, ou n’est plus pertinent à défaut d’activité subséquente. Le ou la collaborateur·rice doit, selon la pratique du canton, restituer ou faire annuler le titre. Dans certaines situations (recherche active d’un nouvel emploi en Suisse, droit au chômage avec maintien de la couverture), le statut de frontalier peut être maintenu temporairement.
Le ou la frontalier·ère qui sort du régime suisse d’assurance maladie (LAMal alternative ou affiliation suisse) doit s’inscrire en France (CPAM ou autre régime selon sa situation). Le formulaire S1, lorsqu’il était en vigueur, atteste de droits aux soins; les modalités exactes varient et il faut se référer aux instructions de la CPAM. L’employeur n’est pas le porteur de cette démarche, mais il peut orienter le ou la collaborateur·rice vers l’interlocuteur compétent.
L’art. 5 LFLP permet le versement en espèces de la prestation de sortie en cas de départ définitif de Suisse. Toutefois, l’assuré·e qui continue à résider et à travailler dans un État de l’UE/AELE et qui y reste affilié à l’assurance obligatoire ne peut, en règle générale, retirer que la part surobligatoire; la part obligatoire reste bloquée jusqu’à l’âge de la retraite, conformément aux limitations introduites par l’accord sur la libre circulation des personnes.
Vigilance
La situation du ou de la frontalier·ère doit s’examiner cas par cas, en lien avec l’institution de prévoyance et avec le projet effectif du collaborateur (continue-t-il à travailler en France? S’établit-il ailleurs?). Une demande de versement en espèces mal calibrée peut être rejetée et générer des délais coûteux.
Information ne signifie pas conseil : le ou la collaborateur·rice sera renvoyé à son institution de prévoyance et, le cas échéant, à un conseiller spécialisé.
Le ou la frontalier·ère est imposé selon le partage prévu par la convention franco-suisse de 1966 et son avenant 2023, modulé par le télétravail effectif. À la fin des rapports, le décompte d’impôt à la source en Suisse arrive à son terme. Le ou la collaborateur·rice doit, de son côté, intégrer cette dernière période dans sa déclaration française annuelle. L’employeur n’a pas à remplir la déclaration française, mais il peut rappeler son existence à l’entretien de sortie.
Une lettre de sortie ?
Toutes ces obligations peuvent se régler en un seul document: une lettre de sortie, remise avec la confirmation de fin des rapports, qui rappelle le libre passage LPP, le cas échéant le droit au maintien pour le ou la collaborateur·rice de 58 ans et plus, le droit de passage dans l’assurance individuelle perte de gain avec son délai, la fin de la couverture accidents et l’assurance par convention, ainsi que la remise de l’attestation de l’employeur. Le ou la collaborateur·rice en signe une copie. L’employeur détient ainsi la preuve qui lui incombe.