Rapports de travail: Quelles informations l’employeur doit-il donner?
Les trois niveaux d’information
Avant de recenser les obligations spécifiques, rappelons que le droit suisse du travail distingue trois degrés d’intensité: l’information, la consultation et le consentement. Le présent article se concentre principalement sur le premier niveau, l’information, mais indique là où la loi impose également la consultation ou le consentement.
L’employeur porte un élément à la connaissance des travailleurs·ses. Il n’est pas tenu de recueillir leur avis avant d’agir.
Par exemple: affichage des horaires, remise du certificat annuel LPP, information sur les risques du poste.
L’employeur doit entendre les travailleurs·ses et prendre leur avis en considération avant de décider. Il doit motiver sa décision si leurs propositions ne sont pas retenues.
Par exemple: introduction du travail de nuit, modification des horaires, restructuration affectant les effectifs.
L’employeur ne peut pas agir sans l’accord exprès du/de la travailleur·se ou de la majorité des personnes concernées. Sans cet accord, la mesure est nulle.
Par exemple: travail de nuit individuel, modification du service de piquet (travailleurs avec responsabilités familiales).
Il est essentiel de comprendre qu’une information donnée alors que le niveau requis était la consultation, ou le consentement, peut rendre la décision de l’employeur nulle ou abusive.
Quelles obligations en matière d’assurances?
C’est sans doute dans le domaine des assurances que les obligations d’information de l’employeur sont les plus méconnues et les plus lourdes de conséquences en cas de manquement. Quatre régimes doivent être distingués.
L’employeur qui a conclu une assurance collective perte de gains en maladie pour se substituer à son obligation légale de maintien du salaire doit en informer ses collaborateurs·rices. Cette information porte sur:
- Les conditions de couverture: prestations assurées, taux de remboursement, délai de carence, durée des prestations, exclusions éventuelles
- Tout changement d’assureur ou de conditions: une information préalable suffisante doit être donnée. Toute réduction des prestations par rapport au régime précédent est à même de constituer une modification du contrat de travail nécessitant l’accord du/de la collaborateur·rice.
- Le droit au passage en assurance individuelle (portabilité) lors de la fin de la couverture collective: le/la collaborateur·rice doit être informé·e en temps utile pour exercer ce droit dans le délai imparti par l’assureur.
Tout changement d’assureur ou de conditions (augmentation du délai de carence, réduction du taux de couverture) réduisant les prestations en dessous de l’obligation légale de l’art. 324a CO constitue une modification unilatérale du contrat. Une information formelle écrite est alors indispensable et l’accord du collaborateur doit être obtenu.
Si l’obligation d’information incombe formellement à l’institution de prévoyance (art. 86b LPP), l’employeur en est dans les faits le relais indispensable. Il doit notamment:
• S’assurer que chaque collaborateur·rice reçoit et comprend son certificat de prévoyance annuel: capital de vieillesse, prestations assurées en cas de décès ou d’invalidité.
• En cas de changement d’institution de prévoyance: informer les travailleurs·ses des nouvelles conditions, remettre le règlement et, le cas échéant, soumettre la décision à la représentation des travailleurs·ses. L’accord de celle-ci est requis (art. 11 al. 3bis LPP).
• Informer sur les possibilités de rachat de lacunes de cotisation et leurs avantages fiscaux.
• En cas de modification du plan de prévoyance affectant les prestations, communiquer les changements par écrit avec un préavis raisonnable.
• Information sur la couverture des accidents non professionnels (ANP) et son financement (prime à la charge du travailleur) dès l’engagement.
• En cas de suspension de la couverture ANP (réduction du temps de travail à moins de 8 heures hebdomadaires, fin du contrat): l’employeur doit informer le travailleur, avant la fin de la couverture, de son droit de conclure une assurance par convention auprès de l’assureur-accidents. La couverture LAA cesse au 31e jour suivant la fin du droit au demi-salaire; l’assurance par convention permet de prolonger la couverture ANP de 6 mois au plus. L’obligation d’information est basée sur l’art. 72 al. 2 OLAA et l’art. 331 al. 4 CO.
• En cas de changement d’assureur LAA: information sur les nouvelles conditions de couverture.
L’employeur est tenu de communiquer à ses travailleurs·ses tout changement de réglementation cantonale affectant les montants ou les conditions d’octroi des allocations familiales, ainsi que l’existence d’un droit éventuel à des allocations de formation professionnelle.
Quelles obligations en matière de loi sur le travail et sur la participation?
- L’employeur a un devoir d’instruction sur les risques du poste dès l’entrée en service, à répéter lors de toute modification, pendant les heures de travail et sans frais pour le collaborateur·rice.
- Avant toute introduction d’un système de surveillance: l’employeur est tenu d’en informer et de consulter le collaborateur·rice. A défaut, les preuves collectées peuvent être irrecevables.
- En cas de modification des horaires: un préavis général de deux semaines est requis.
- Lors de l’introduction du travail de nuit, l’employer est tenu de déployer une procédure de participation complète.
- Une information annuelle sur la marche des affaires est obligatoire.
- Avant une restructuration ou des licenciements collectifs, une information et une consultation préalables sont obligatoires sous peine de congés abusifs.
Quelles sont les autres obligations?
- Modification du contrat: information préalable et accord du collaborateur·rice requis pour toute modification substantielle.
- Certificat de salaire annuel: remise obligatoire. Il s’agit de conserver la preuve.
- Certificat de travail intermédiaire: remise sur demande du collaborateur·rice en cours de contrat.
- Nouveau traitement de données sensibles: information individuelle préalable obligatoire.
- Violation de données: information sans délai aux collaborateurs·rices concernés·es si le risque est élevé.
Quatre recommandations concrètes
- Créez un calendrier annuel afin de planifier les communications obligatoires: certificat LPP, information LP annuelle, rappel des conditions IJM.
- Formaliser toute information importante, même si la loi ne l’impose pas formellement.
- Choisissez le niveau approprié d’intensité en identifiant l’obligation d’informer, de consulter ou d’obtenir le consentement avant d’agir
- Documentez: datez, listez les destinataires et archivez chaque communication: c’est la meilleure protection en cas de litige.
Cet article a été rédigé par notre partenaire CJE, Avocats, Conseillers d’Entreprises.