Welche Informationspflichten hat der Arbeitgeber?
Welche wesentlichen Informationspflichten hat der Arbeitgeber während der Dauer des Arbeitsverhältnisses? Versicherungen, Arbeitsrecht, weitere Pflichten: Alles ist in diesem Artikel zusammengefasst, der von unserem Partner CJE, Avocats, Conseillers d’entreprises verfasst wurde. Ein zweiter Teil, der nächsten Monat veröffentlicht wird, wird sich diesmal auf die Kommunikationspflichten der Mitarbeitenden konzentrieren, da die Informationsbeziehung in beide Richtungen verläuft.
Bevor wir die spezifischen Pflichten auflisten, erinnern wir daran, dass das Schweizer Arbeitsrecht drei Intensitätsstufen unterscheidet: Information, Konsultation und Zustimmung. Dieser Artikel konzentriert sich hauptsächlich auf die erste Stufe, die Information, weist jedoch darauf hin, wo das Gesetz auch eine Konsultation oder Zustimmung vorschreibt.
Die drei Informationsstufen
Der Arbeitgeber setzt die Arbeitnehmer·innen über einen Sachverhalt in Kenntnis. Er ist nicht verpflichtet, ihre Meinung einzuholen, bevor er handelt.
Zum Beispiel: Aushang der Arbeitszeiten, Aushändigung des jährlichen BVG-Zertifikats, Information über die Risiken des Arbeitsplatzes.
Der Arbeitgeber muss die Arbeitnehmer·innen anhören und ihre Stellungnahme berücksichtigen, bevor er entscheidet. Er muss seine Entscheidung begründen, wenn ihre Vorschläge nicht übernommen werden.
Zum Beispiel: Einführung von Nachtarbeit, Änderung der Arbeitszeiten, Restrukturierung mit Auswirkungen auf den Personalbestand.
Der Arbeitgeber darf ohne die ausdrückliche Zustimmung der/des Arbeitnehmer·in oder der Mehrheit der betroffenen Personen nicht handeln. Ohne diese Zustimmung ist die Maßnahme nichtig.
Zum Beispiel: individuelle Nachtarbeit, Änderung des Pikettdienstes (Arbeitnehmende mit Familienpflichten).
Es ist entscheidend zu verstehen, dass eine Information, die erteilt wird, obwohl Konsultation oder Zustimmung erforderlich gewesen wäre, die Entscheidung des Arbeitgebers nichtig oder missbräuchlich machen kann.
Welche Pflichten im Bereich Versicherungen?
Wahrscheinlich sind die Informationspflichten des Arbeitgebers im Versicherungsbereich am wenigsten bekannt und haben bei Verstößen die gravierendsten Folgen. Vier Systeme sind zu unterscheiden.
Der Arbeitgeber, der eine kollektive Krankentaggeldversicherung abgeschlossen hat, um seine gesetzliche Pflicht zur Lohnfortzahlung zu ersetzen, muss seine Mitarbeitenden darüber informieren. Diese Information betrifft:
- Die Deckungsbedingungen: versicherte Leistungen, Erstattungssatz, Wartefrist, Leistungsdauer, allfällige Ausschlüsse
- Jeden Wechsel des Versicherers oder der Bedingungen: Es ist eine ausreichende vorgängige Information zu geben. Jede Leistungsreduktion gegenüber dem vorherigen System kann eine Änderung des Arbeitsvertrags darstellen, die die Zustimmung der/des Mitarbeitenden erfordert.
- Das Recht auf Übertritt in eine Einzelversicherung (Portabilität) bei Beendigung der kollektiven Deckung: Die/der Mitarbeitende muss rechtzeitig informiert werden, um dieses Recht innerhalb der vom Versicherer gesetzten Frist ausüben zu können.
Jeder Wechsel des Versicherers oder der Bedingungen (Erhöhung der Wartefrist, Senkung des Deckungsgrades), der die Leistungen unter die gesetzliche Pflicht nach Art. 324a OR reduziert, stellt eine einseitige Vertragsänderung dar. Dann ist eine formelle schriftliche Information unerlässlich und die Zustimmung der/des Mitarbeitenden muss eingeholt werden.
Auch wenn die Informationspflicht formell der Vorsorgeeinrichtung obliegt (Art. 86b BVG), ist der Arbeitgeber in der Praxis der unverzichtbare Vermittler. Er muss insbesondere:
• Sicherstellen, dass jede/r Mitarbeitende sein jährliches Vorsorgezertifikat erhält und versteht: Altersguthaben, versicherte Leistungen im Todes- oder Invaliditätsfall.
• Bei einem Wechsel der Vorsorgeeinrichtung: die Arbeitnehmer·innen über die neuen Bedingungen informieren, das Reglement abgeben und gegebenenfalls die Entscheidung der Arbeitnehmervertretung unterbreiten. Deren Zustimmung ist erforderlich (Art. 11 Abs. 3bis BVG).
• Über die Möglichkeiten des Einkaufs von Beitragslücken und deren steuerliche Vorteile informieren.
• Bei einer Änderung des Vorsorgeplans, die die Leistungen betrifft, die Änderungen schriftlich mit angemessener Vorankündigung kommunizieren.
• Information über die Deckung von Nichtberufsunfällen (NBU) und deren Finanzierung (Prämie zulasten der/des Arbeitnehmer·in) ab Stellenantritt.
• Bei einer Unterbrechung der NBU-Deckung (Reduktion der Arbeitszeit auf weniger als 8 Stunden pro Woche, Vertragsende): Der Arbeitgeber muss die/den Arbeitnehmer·in vor Ende der Deckung über das Recht informieren, bei der Unfallversicherung eine Abredeversicherung abzuschließen. Die UVG-Deckung endet am 31. Tag nach dem Ende des Anspruchs auf den halben Lohn; die Abredeversicherung ermöglicht eine Verlängerung der NBU-Deckung um höchstens 6 Monate. Die Informationspflicht stützt sich auf Art. 72 Abs. 2 UVV und Art. 331 Abs. 4 OR.
• Bei einem Wechsel des UVG-Versicherers: Information über die neuen Deckungsbedingungen.
Der Arbeitgeber ist verpflichtet, seinen Arbeitnehmer·innen jede Änderung der kantonalen Regelung mitzuteilen, die die Beträge oder die Voraussetzungen für die Ausrichtung von Familienzulagen betrifft, sowie das Bestehen eines allfälligen Anspruchs auf Ausbildungszulagen.
Welche Pflichten nach Arbeitsgesetz und Mitwirkungsgesetz?
- Der Arbeitgeber hat ab Stellenantritt eine Instruktionspflicht über die Risiken des Arbeitsplatzes, die bei jeder Änderung zu wiederholen ist, während der Arbeitszeit und ohne Kosten für die/den Mitarbeitende·n.
- Vor jeder Einführung eines Überwachungssystems: Der Arbeitgeber ist verpflichtet, die/den Mitarbeitende·n zu informieren und zu konsultieren. Andernfalls können die erhobenen Beweise unzulässig sein.
- Bei einer Änderung der Arbeitszeiten ist eine allgemeine Vorankündigung von zwei Wochen erforderlich.
- Bei der Einführung von Nachtarbeit ist der Arbeitgeber verpflichtet, ein vollständiges Mitwirkungsverfahren durchzuführen.
- Eine jährliche Information über den Geschäftsgang ist obligatorisch.
- Vor einer Restrukturierung oder Massenentlassungen sind eine vorgängige Information und Konsultation obligatorisch, andernfalls drohen missbräuchliche Kündigungen.
Welche weiteren Pflichten gibt es?
- Vertragsänderung: vorgängige Information und Zustimmung der/des Mitarbeitenden erforderlich bei jeder wesentlichen Änderung.
- Jährlicher Lohnausweis: obligatorische Aushändigung. Der Nachweis ist aufzubewahren.
- Zwischenzeugnis: Aushändigung auf Verlangen der/des Mitarbeitenden während des laufenden Vertrags.
- Neue Bearbeitung sensibler Daten: obligatorische vorgängige individuelle Information.
- Datenverletzung: unverzügliche Information der betroffenen Mitarbeitenden, wenn das Risiko hoch ist.
Vier konkrete Empfehlungen
- Erstellen Sie einen Jahreskalender, um die obligatorischen Mitteilungen zu planen: BVG-Zertifikat, jährliche UVG-Information, Erinnerung an die Bedingungen der KTG (Krankentaggeldversicherung).
- Formalisieren Sie jede wichtige Information, auch wenn das Gesetz dies nicht ausdrücklich verlangt.
- Wählen Sie die passende Intensitätsstufe, indem Sie vor dem Handeln klären, ob eine Informations-, Konsultations- oder Zustimmungspflicht besteht.
- Dokumentieren Sie: datieren Sie, listen Sie die Empfänger auf und archivieren Sie jede Mitteilung – das ist der beste Schutz im Streitfall.
Dieser Artikel wurde von unserem Partner CJE, Avocats, Conseillers d’Entreprises verfasst .