Episode 4 : Garantir l’information par Gregory Chollet, Coordinateur de l’équipe Marketing & Sales
Le corollaire d’un modèle tel que la Loycocracy est la gestion de l’information. Le passage à notre nouvelle organisation est une belle opportunité pour repenser la manière dont nous structurons et échangeons l’information en interne… tout en essayant évidemment de rester le plus pragmatique possible.
Il n’y a pas de pouvoir sans savoir
Un des piliers de l’intelligence collective est le savoir. Il nous tenait à cœur, dès les premières heures de Loyco, de partager au maximum l’information. Pour cela, nous avons mis en place un certain nombre de mesures et d’outils qui favorisent l’échange. Ils ont évidemment évolué avec le temps et se sont vus renforcer avec l’arrivée de la Loycocracy. Petit tour d’horizon des principales mesures :
Rassembler : Le « meet together »
Alors que nous digitalisons au maximum notre activité et que notre mode de fonctionnement répond peu à une logique temporelle linéaire, il nous est apparu important de fixer un moment de rassemblement.
Une fois par mois, tous les loycomates participent ainsi à une réunion pendant laquelle chaque équipe présente succinctement (une diapositive de 3 bullets points et une image) ses projets importants et leurs avancements. Ainsi, en une heure, il est possible d’avoir une bonne visibilité sur l’ensemble des projets de Loyco, allant du recrutement (équipe « Talent »), au la journée de Noël(équipe « Events internes »), ou aux évolutions commerciales (équipe « Marketing & Sales »).
Il est évidemment possible de suivre cette réunion depuis n’importe quel bureau ou à distance via notre application de téléphonie mobile. Même si le coût interne d’une telle réunion peu paraître important, nous estimons que la valeur de l’information est bien supérieure.
Répondre à la question «Qui fait quoi?»: Peerdom
Alors que dans une organisation hiérarchique traditionnelle, il est généralement facile de savoir qui s’occupe de quoi, la tâche est plus ardue dans un modèle de pouvoir distribué. Il était donc important de mettre à disposition un outil intuitif permettant de répondre facilement à la question « qui fait quoi ? ».
Après quelques heures à conceptualiser notre système d’information en interne, nous avons rapidement fait le choix d’une solution externe. Nous utilisons ainsi depuis quelques semaines un outil qui structure l’information par équipe, rôle ou collaborateur. Il y a encore un peu de travail, mais le projet va rapidement devenir clé dans notre modèle.
L’interface de peerdom pour Loyco
Tuer les emails internes: Microsoft Teams
Vous en conviendrez probablement, l’email est anxiogène ! Surtout quand il est utilisé en mode conversationnel et vient gonfler artificiellement votre boîte de réception. Vous avez probablement tous vécu un retour de vacances difficile avec une longue liste d’emails à traiter et, dans laquelle, il n’est pas forcément aisé de trier le bon grain de l’ivraie.
Pour pallier à ces problèmes, nous avons installé une plateforme de communication collaborative que nous avons structuré en respectant notre organisation loycocratique. Ainsi, à l’image de Whastapp, chaque équipe dispose de flux de conversation pour organiser son travail et échanger. Il existe des équipes privées et des équipes publiques. Un système ingénieux permet de nous orienter vers les conversations qui nécessitent un retour de notre part et qui permet donc de se concentrer sur les éléments importants.
Après quelques semaines déjà nous avons vu les emails internes diminuer drastiquement. Et croyez-moi, au retour de vacances… c’est beaucoup plus facile.
Dynamiser les contenus: la vidéo
Pour accompagner la communication interne liée au changement, nous avons largement utilisé des supports vidéo. Ceci permet de répondre à la tendance actuelle de consommation de l’information qui s’applique également au monde professionnel : les audiences préfèrent les contenus vidéos à des textes souvent trop longs et mal structurés. Que ce soit pour annoncer la Loycocracy ou pour expliquer comment cela fonctionne, nous avons conçu et réalisé des vidéos explicatives.
La production n’est pas forcément plus chronophage qu’un long texte et l’impact est pourtant bien meilleur. Surtout pour les nouveaux collaborateurs qui n’ont pas l’expérience du passé.
Quelques exemples de vidéos:
Une des vidéos explicatives a disposition des Loycomates pour mieux comprendre la Loycocracy
La vidéo qui a accompagné l’annonce interne du passage à la Loycocracy
Nous avançons en mode « test & learn » dans ce magnifique projet organisationnel. Il nous reste beaucoup à découvrir et à explorer. Nous n’en sommes qu’au début, mais la Loycocracy a déjà réservé de belles surprises. Tout n’est pas pas évident, mais comme Piaget aimait le dire, « l’apprentissage passe par l’action ».
On se réjouit de la suite !
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