Austritt einer bzw. eines Mitarbeitenden: Welche Informationen weiterzugeben sind
Das Ende des Arbeitsverhältnisses ist ein wichtiger Schritt – sowohl für die Arbeitgeberin bzw. den Arbeitgeber als auch für die betroffene Mitarbeiterin bzw. den betroffenen Mitarbeiter. In diesem entscheidenden Moment ist die Arbeitgeberin bzw. der Arbeitgeber verpflichtet, eine Reihe wesentlicher Informationen zu übermitteln. Doch welche sind wirklich unverzichtbar? Dieser Artikel, verfasst von unserem Partner CJE, Avocats, Conseillers d’entreprises, gibt einen Überblick über die wichtigsten Punkte, die zu kommunizieren sind, um einen klaren, ruhigen und rechtskonformen Austritt zu gewährleisten.
Hinter diesem Schritt verbirgt sich ein besonders dichtes Bündel von Informationspflichten, die der Arbeitgeberin bzw. dem Arbeitgeber obliegen. Ein Teil dieser Pflichten ergibt sich direkt aus dem Obligationenrecht (OR). Ein anderer Teil folgt aus dem Sozialversicherungsrecht (AVIG, UVG, BVG) oder aus vertraglichen Verpflichtungen, die zugunsten der Mitarbeiterin bzw. des Mitarbeiters abgeschlossen wurden (KTG Krankentaggeld). Die Rechtsprechung zeigt, dass eine Verletzung dieser Pflichten die Arbeitgeberin bzw. den Arbeitgeber einem ersatzfähigen Schaden im Sinne von Art. 97 OR aussetzt – insbesondere dann, wenn dadurch die Mitarbeiterin bzw. der Mitarbeiter um eine Leistung gebracht wird, auf die sie bzw. er Anspruch hätte haben können.
Der rechtliche Dreh- und Angelpunkt: Art. 331 Abs. 4 OR
Die Arbeitgeberin bzw. der Arbeitgeber ist verpflichtet, den Mitarbeitenden die notwendigen Auskünfte über ihre Rechte gegenüber einer Einrichtung der beruflichen Vorsorge oder gegenüber einem Versicherer zu erteilen (Art. 331 Abs. 4 OR). Diese Bestimmung ist relativ zwingend: Zum Nachteil der Mitarbeitenden darf nicht davon abgewichen werden. Sie umfasst alle Versicherungen, die die Arbeitgeberin bzw. der Arbeitgeber zugunsten des Personals abgeschlossen hat: Vorsorge, Krankentaggeld, Unfälle.
Zwei praktische Konsequenzen: Erstens begründet das Unterlassen der Information eine vertragliche Haftung der Arbeitgeberin bzw. des Arbeitgebers. Zweitens liegt die Beweislast dafür, dass informiert wurde, bei der Arbeitgeberin bzw. beim Arbeitgeber. Daraus folgt die zentrale Empfehlung dieses Artikels: schriftlich informieren und eine Kopie unterschreiben lassen.
Berufliche Vorsorge: die Freizügigkeit
Beim Austritt muss die Arbeitgeberin bzw. der Arbeitgeber den Austritt umgehend der Vorsorgeeinrichtung melden. Anschliessend hat sie bzw. er die Mitarbeiterin bzw. den Mitarbeiter darüber zu informieren, dass es an ihr bzw. ihm ist anzugeben, wohin die Austrittsleistung zu übertragen ist: Pensionskasse der neuen Arbeitgeberin bzw. des neuen Arbeitgebers oder – bei fehlender neuer Stelle – Freizügigkeitskonto oder Freizügigkeitspolice (Art. 4 FZG). Ohne Angabe der Mitarbeiterin bzw. des Mitarbeiters wird das Guthaben an die Stiftung Auffangeinrichtung übertragen.
Mitarbeitende ab 58 Jahren: Weiterführung nach BVG
Seit dem 1. Januar 2021 kann die versicherte Person, die von ihrer Arbeitgeberin bzw. ihrem Arbeitgeber nach Vollendung des 58. Altersjahres gekündigt wird, die Weiterführung ihrer Versicherung bei derselben Vorsorgeeinrichtung verlangen. Sie bzw. er behält die Risikodeckung, kann die Altersvorsorge weiterführen und wahrt die Perspektive auf eine Rente. Im Gegenzug trägt sie bzw. er die gesamten Beiträge, Arbeitgeber- und Arbeitnehmeranteil.
- Der Anspruch entsteht nur, wenn die Kündigung von der Arbeitgeberin bzw. vom Arbeitgeber ausgeht; eine Eigenkündigung genügt nicht;
- Das Gesetz sieht keine Frist für das Gesuch vor; die Reglemente der Einrichtungen sehen jedoch eine vor, in der Regel zwischen 30 und 90 Tagen ab Ende des Arbeitsverhältnisses;
- Einige Reglemente senken das Alter auf 55 Jahre;
- Angesichts von Art. 331 Abs. 4 OR hat die Arbeitgeberin bzw. der Arbeitgeber, die bzw. der einer Mitarbeiterin bzw. einem Mitarbeiter von 58 Jahren oder mehr kündigt, ein klares Interesse daran, diese Möglichkeit im Austrittsschreiben ausdrücklich zu erwähnen – mit Verweis auf das Reglement der Einrichtung.
Krankentaggeld: Übertrittsrecht in die Einzelversicherung
Hat die Arbeitgeberin bzw. der Arbeitgeber eine kollektive Krankentaggeldversicherung abgeschlossen, verfügt die austretende Mitarbeiterin bzw. der austretende Mitarbeiter in der Regel über ein Übertrittsrecht in die Einzelversicherung. Die Ausgestaltung variiert:
- Versicherung nach KVG: gesetzliches Freizügigkeitsrecht, auszuüben innerhalb von drei Monaten;
- Versicherung nach VVG, bei weitem die häufigste: Das Übertrittsrecht ergibt sich aus den Allgemeinen Versicherungsbedingungen, mit einer Frist, die oft auf 30 Tage begrenzt ist; arbeitslose Personen haben ein spezifisches Recht.
Die Arbeitgeberin bzw. der Arbeitgeber muss die Mitarbeiterin bzw. den Mitarbeiter über dieses Recht und die Frist zu dessen Ausübung informieren. Das Bundesgericht hat die Haftung einer Arbeitgeberin bzw. eines Arbeitgebers bejaht, die bzw. der diese Information unterlassen hatte. Das Risiko ist erheblich: Erkrankt eine Mitarbeiterin bzw. ein Mitarbeiter nach Vertragsende ohne Deckung, kann sie bzw. er von der Arbeitgeberin bzw. dem Arbeitgeber die entgangenen Taggelder verlangen.
Unfallversicherung: Ende der Deckung und Abredeversicherung
Die Deckung für Nichtberufsunfälle endet am 31. Tag nach dem Tag, an dem der Anspruch auf mindestens einen halben Lohn endet. Die Mitarbeiterin bzw. der Mitarbeiter kann diese Deckung durch eine Abredeversicherung um höchstens sechs Monate verlängern. Die UVV verpflichtet Versicherer und Arbeitgeberin bzw. Arbeitgeber ausdrücklich, die Arbeitnehmerin bzw. den Arbeitnehmer vor Ende der Deckung über diese Möglichkeit zu informieren. Konkret gilt: Wer nicht unmittelbar eine neue Stelle antritt, muss entweder die Abredeversicherung abschliessen oder die Unfalldeckung der Krankenversicherung wieder aktivieren.
Arbeitslosenversicherung: die Arbeitgeberbescheinigung
Die Mitarbeiterin bzw. der Mitarbeiter, die bzw. der sich arbeitslos meldet, muss eine Arbeitsbescheinigung der letzten Arbeitgeberin bzw. des letzten Arbeitgebers vorlegen. Die Arbeitgeberin bzw. der Arbeitgeber stellt sie am Ende des Arbeitsverhältnisses aus oder – wenn die Arbeitslosigkeit erst später eintritt – innerhalb einer Woche nach Anfrage. Es handelt sich um eine öffentlich-rechtliche Pflicht, deren Verletzung strafrechtlich sanktioniert werden kann. Das offizielle Formular „Arbeitgeberbescheinigung“ ist korrekt und vollständig auszufüllen.
Die Klassiker: Arbeitszeugnis, Abrechnung, Begründung der Kündigung
- Arbeitszeugnis (Art. 330a OR): jederzeit auf Verlangen auszuhändigen; am Ende des Arbeitsverhältnisses ist die unaufgeforderte Aushändigung Best Practice.
- Schlussabrechnung (Art. 323b Abs. 1 OR): Eine schriftliche Abrechnung begleitet die Auszahlung des letzten Lohns, einschliesslich Ferien- und Stundensaldi.
- Begründung der Kündigung (Art. 335 Abs. 2 OR): Auf Verlangen der Mitarbeiterin bzw. des Mitarbeiters ist die Kündigung schriftlich zu begründen.
Sonderfall: Grenzgängerin bzw. Grenzgänger
Die franco-schweizerische Grenzgängerin bzw. der franco-schweizerische Grenzgänger hat am Ende des Arbeitsverhältnisses zusätzliche Pflichten im Zusammenhang mit der Koordination der Systeme.
Die Grenzgängerin bzw. der Grenzgänger im Sinne der Verordnung (EG) Nr. 883/2004, die bzw. der keine Stelle mehr in der Schweiz hat und in Frankreich wohnt, meldet sich in Frankreich bei France Travail arbeitslos. Für die Kontinuität der Ansprüche ist die Ausstellung des Formulars PD U1 erforderlich, das die Beschäftigungs- und Beitragszeiten in der Schweiz bescheinigt.
Das PD U1 wird bei der zuständigen Schweizer kantonalen Arbeitslosenkasse beantragt, gegen Vorlage der internationalen Arbeitgeberbescheinigung (bei der Arbeitgeberin bzw. dem Arbeitgeber zu verlangen) sowie der Lohnnachweise.
Der Ausweis G für Grenzgängerinnen und Grenzgänger ist an eine Beschäftigung in der Schweiz gebunden. Er erlischt mit dem Ende der Tätigkeit oder ist ohne anschliessende Tätigkeit nicht mehr relevant. Je nach kantonaler Praxis muss die Mitarbeiterin bzw. der Mitarbeiter den Ausweis zurückgeben oder annullieren lassen. In bestimmten Situationen (aktive Stellensuche in der Schweiz, Anspruch auf Arbeitslosengeld bei Aufrechterhaltung der Deckung) kann der Grenzgängerstatus vorübergehend beibehalten werden.
Die Grenzgängerin bzw. der Grenzgänger, die bzw. der aus dem Schweizer Krankenversicherungsregime (KVG-Option oder Schweizer Anschluss) austritt, muss sich in Frankreich anmelden (CPAM oder anderes System je nach Situation). Das Formular S1 bescheinigt – sofern es anwendbar ist – Leistungsansprüche; die genauen Modalitäten variieren, und es ist auf die Anweisungen der CPAM abzustellen. Die Arbeitgeberin bzw. der Arbeitgeber trägt dieses Vorgehen nicht, kann die Mitarbeiterin bzw. den Mitarbeiter jedoch an die zuständige Stelle verweisen.
Art. 5 FZG erlaubt die Barauszahlung der Austrittsleistung bei endgültigem Wegzug aus der Schweiz. Die versicherte Person, die weiterhin in einem EU-/EFTA-Staat wohnt und arbeitet und dort der obligatorischen Versicherung angeschlossen bleibt, kann in der Regel jedoch nur den überobligatorischen Teil beziehen; der obligatorische Teil bleibt bis zum Rentenalter gesperrt, gemäss den durch das Personenfreizügigkeitsabkommen eingeführten Einschränkungen.
Vorsicht
Die Situation der Grenzgängerin bzw. des Grenzgängers ist im Einzelfall zu prüfen – in Abstimmung mit der Vorsorgeeinrichtung und mit dem tatsächlichen Vorhaben der Mitarbeiterin bzw. des Mitarbeiters (arbeitet sie bzw. er weiter in Frankreich? zieht sie bzw. er anderswohin?). Ein falsch bemessenes Gesuch um Barauszahlung kann abgelehnt werden und kostspielige Verzögerungen verursachen.
Information bedeutet nicht Beratung: Die Mitarbeiterin bzw. der Mitarbeiter wird an ihre bzw. seine Vorsorgeeinrichtung und gegebenenfalls an eine spezialisierte Beratung verwiesen.
Die Grenzgängerin bzw. der Grenzgänger wird gemäss der Aufteilung nach dem französisch-schweizerischen Doppelbesteuerungsabkommen von 1966 und dessen Zusatzprotokoll 2023 besteuert, angepasst an das effektive Homeoffice. Am Ende des Arbeitsverhältnisses endet die Quellensteuerabrechnung in der Schweiz. Die Mitarbeiterin bzw. der Mitarbeiter muss diese letzte Periode ihrerseits bzw. seinerseits in die jährliche französische Steuererklärung aufnehmen. Die Arbeitgeberin bzw. der Arbeitgeber muss die französische Erklärung nicht ausfüllen, kann aber im Austrittsgespräch auf deren Existenz hinweisen.
Ein Austrittsschreiben?
All diese Pflichten lassen sich in einem einzigen Dokument regeln: einem Austrittsschreiben, das zusammen mit der Bestätigung über das Ende des Arbeitsverhältnisses übergeben wird und das die Freizügigkeit nach BVG, gegebenenfalls das Recht auf Weiterführung für Mitarbeitende ab 58 Jahren, das Übertrittsrecht in die Krankentaggeld-Einzelversicherung samt Frist, das Ende der Unfalldeckung und die Abredeversicherung sowie die Aushändigung der Arbeitgeberbescheinigung in Erinnerung ruft. Die Mitarbeiterin bzw. der Mitarbeiter unterzeichnet eine Kopie. Damit verfügt die Arbeitgeberin bzw. der Arbeitgeber über den ihr bzw. ihm obliegenden Nachweis.